邁向真正數碼化!
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所有文件,集中一處
單一無紙化平台。借助 Odoo 文件管理系統,尋找文件比以往輕鬆得多。享受自動調度、數位化,以及自動化操作。
電郵
掃瞄本
檔案
處理賬單
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索取文件
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建立任務
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要求簽名
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文件共享、公用資料夾
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告別列印掃瞄
直接網上簽名
好好利用時間。當你可選擇網上簽署,何必再浪費時間列印然後又要掃瞄文件?
文件管理與 Odoo 另外 80 多個應用程式無縫整合。
好好整理,才是關鍵
一切有用資訊都在你需要使用它們的地方,立即可用。所有文件都按工作區進行分類。透過使用標籤,你將永遠不會再丟失它們。是時候清理一下思路和桌面了。
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由你自訂
高效協作的藝術
分享有到期日的文件,並在一個地方集中與同事、客戶及供應商溝通,讓你隨時可以輕易存取關鍵資訊。
傳送訊息
分享文件及
工作區
計劃活動
記下備註
助你省時省力
使用下方的互動計算機,估算你或你的員工每月執行與文件相關的手動任務數目。
需要簽署的文件(合約、保密協議等)有多少份?
試過幾多次員工要花時間尋找一份文件?
試過幾多次員工要花時間提出索閱文件請求?
有多少張賬單是要備存和入賬的?
公司的員工人數
看看你能節省
多少時間!
節省
90.4% 時間
多少時間!
40.9
小時 / 每月
小時 / 每月
沒有 Odoo 文件管理:
45.2 小時
45.2 小時
使用 Odoo 文件管理:
4.3 小時
4.3 小時
90.4% 時間
這個計算機如何運作?
向客戶查詢需要填入合約的資料(地址、姓名等) | 2 分鐘 |
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根據範本及手上的客戶資料,人手草擬合約 | 4 分鐘 |
發送合約給客戶簽署作實 | 2 分鐘 |
收取並列印已簽妥的合約 | 5 分鐘 |
找行政總裁或經理簽署 | 5 分鐘 |
打擾行政總裁 / 經理的工作 | 10 分鐘 |
把雙方已簽妥的合約掃描 | 5 分鐘 |
將合約發送給雙方 | 1 分鐘 |
把紙本合約存檔 | 1 分鐘 |
總計:33 分鐘 |
向客戶及經理傳送範本 | 1 分鐘 |
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讓客戶自行填寫資料並簽署,你無需費力 | 0 秒 |
管理層以電子方式簽署,一鍵即成 | 1 分鐘 |
每人都會收到副本,而文件會獲索引編號及自動存檔 | 0 秒 |
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總計:2 分鐘 |
想要把付款入賬時,會計人員找不到相應的收據 | 30 秒 |
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發送電郵索取收據,再在待辦事項加入後續跟進工作 | 60 秒 |
兩週後發訊息提醒對方提交收據 | 30 秒 |
員工以電郵提交收據照片 | 60 秒 |
一收到賬單後,再打開會計系統,記錄報銷項目 | 120 秒 |
將收據存儲在文件管理系統中,或打印出來 | 0 秒 |
尋找付款紀錄,與丟失的收據進行對賬 | 90 秒 |
總計:390 秒 |
就丟失收據發送「遺失文件」請求 | 20 秒 |
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跟進工作可自動執行 | 0 秒 |
員工上傳賬單照片 | 60 秒 |
收據由人工智能(AI)自動處理,再儲存在適當位置 | 0 秒 |
會計人員可分批驗證收據和進行對賬 | 20 秒 |
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總計:100 秒 |
打斷你當前的工作來尋找所需標誌 |
60 秒 |
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向設計師發送電郵 | 65 秒 |
設計師把商標設計發送給你 | 70 秒 |
一天後閱讀回覆,下載商標,繼續你的工作 | 60 秒 |
總計:225 秒 |
在 Odoo 文件管理系統內尋找檔案 | 30 秒 |
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總計:30 秒 |
手動記錄 50 張發票 | 37 分鐘 |
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要求驗證/確認 10 張發票(掃描,以電郵發送,然後等待回覆) | 22 分鐘 |
把賬單入檔儲存、加入索引 | 3 分鐘 |
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總計:62 分鐘 |
掃描 30 份紙本賬單 | 2 分鐘 |
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電郵收發閘道自動幫你處理 20 張賬單 | 0 秒 |
人工智能(AI)代勞,替你處理所有賬單 | 0 秒 |
直接確認 50 張發票有效(發票內容早已預先記入系統) | 7 分鐘 |
要求確認 10 張賬單有效(一鍵辦妥,系統會自動跟進) | 3 分鐘 |
總計:12 分鐘 |
要求申請人提供資料(身份證/社保號碼、入職日期等) | 6 分鐘 |
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準備僱傭合約,儲存為 PDF 文件,發給獲聘人士 | 15 分鐘 |
收取求職者已簽署的版本,回覆電郵,再打印合約 | 5 分鐘 |
造訪經理的辦公室,打擾他的工作(還要打擾兩次),要求他簽名作實 | 15 分鐘 |
僱傭合約正式記入系統(掃描雙方簽妥版本、發送給求職者、上傳至文件管理系統) | 3 分鐘 |
將雙方完成簽署的合約傳送至發薪服務公司 | 1 分鐘 |
新員工入職首天:閱讀公司政策,打印及掃描已簽妥文件 | 35 分鐘 |
總計:78 分鐘 |
點擊「發送錄用通知」傳送依據範本生成的聘書 | 20 秒 |
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求職者輸入並核對資料,然後簽署聘書 | 0 秒 |
經理簽署相關文件 | 45 秒 |
點擊「傳送公司政策」 | 10 秒 |
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總計:75 秒 |
一切好用功能
融會貫通。
分拆 PDF
輕按一下,即可將多頁 PDF 分拆為多個文件檔,可各自單獨使用,要處理大批文件時就非常方便。
![試算表](https://odoocdn.com/openerp_website/static/src/img/apps/documents/split.webp)
人工智慧(AI 賬單)
從 PDF 或圖片檔案讀取資料,自動將供應商賬單編碼。
缺漏文件
傳送請求、跟進缺漏的文件,並自動化發出提醒。
將你的工作流程自動化
透過建立任務、費用和供應商賬單等自動操作,減省手動任務。
邀請簽名
只需點擊幾下,即可簽署文件或請求其他人簽名。
活用試算表運算
從應用程式建立,或使用已於其他應用程式中建立的所有試算表。
![試算表](https://odoocdn.com/openerp_website/static/src/img/apps/documents/spreadsheets.webp)
全球 1,200 萬
開心
用戶
與 Odoo 攜手增長業務
與之前相比,Odoo 讓我們效率提高了約 80% 至 90%,工作壓力也較低,我們有更多時間考慮其他策略和計劃。
![Muadzin Jihad picture](https://odoocdn.com/openerp_website/static/src/img/snippets/s_wd_testimonials/avatar/muadzin_jihad.webp)
Muadzin Jihad
Forest Beverage Solutions 聯合創辦人
Forest Beverage Solutions 聯合創辦人
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