Het papieren tijdperk is voorbij
Met Odoo Documenten kan je bestanden online beheren vanaf één plek: gedaan met het scannen van contracten, handmatig registreren van facturen of lange geudkeuringsprocessen.
Start nu - Het is gratisGratis, voor altijd, met een onbeperkt aantal gebruikers. Ontdek waarom
Je documentenhub
Één enkel papierloos platform. Met Odoo's documentbeheersysteem is het vinden van je documenten eenvoudiger dan ooit. Geniet van automatische verzending, digitalisering en geautomatiseerde acties.
E-mails
Scans
Bestanden
Verwerk facturen
Vraag een document
Maak taken aan
Vraag om een handtekening
Delen van bestanden en openbare mappen
Afdrukken, ondertekenen, scannen
Onderteken online!
Maak optimaal gebruik van je tijd. Verspil geen tijd met het afdrukken en scannen van documenten als je gewoon online kunt ondertekenen.
Veilig en beveiligd
Documenten integreert naadloos
met 80+ apps van Odoo.
Organisatie is de sleutel
Alles is waar je het nodig hebt, direct beschikbaar. Alle documenten zijn gecategoriseerd per werkruimte. Door labels toe te wijzen, raak je ze nooit meer uit het oog. Het is tijd om je hoofd en bureaublad op te ruimen.
Aangepaste toegangsrechten
De kunst van doeltreffende
samenwerking
Deel bestanden met vervaldata en communiceer met collega's, klanten en leveranciers op één plek, zodat je op elk moment toegang hebt tot essentiële informatie.
Verstuur berichten
Deel bestanden en werkruimtes
Plan activiteiten
Log notities
Tijdbesparende tool
Gebruikt de interactieve rekenmachine hieronder om het aantal handmatige documentgerelateerde taken in te schatten die jij of je werknemers elke maand uitvoeren.
Hoeveel documenten (contracten/geheimhoudingsverklaringen) zijn getekend?
Hoeveel keer moeten personen een document opzoeken?
Hoeveel keer moeten personen een document aanvragen?
Hoeveel facturen werden aangemaakt?
Hoeveel personen werden aangenomen?
uur/maand
45,2 uur
4,3 uur
tijd bespaard
Hoe werkt deze rekenmachine?
| Vraag de klant om contractinformatie (adressen, namen, ...) | 2 min |
|---|---|
| Ontwerp contracten met de informatie van de klant op basis van een sjabloon | 4 min |
| Stuur het contract door naar de klant om ondertekend te worden | 2 min |
| Ontvang ondertekende contracten & druk ze af | 5 min |
| Vraag aan de CEO of Manager om te ondertekenen | 5 min |
| CEO/Manager onderbreking | 10 min |
| Scan het door beide partijen ondertekend contract | 5 min |
| Stuur het contract naar beide partijen | 1 min |
| Archiveer | 1 min |
| Tot: 33 min |
| Verstuur sjabloon naar de klant & de manager | 1 min |
|---|---|
| De klant vult zijn eigen gegevens in en ondertekent | 0 sec |
| Manager tekent elektronisch in één klik | 1 min |
| Iedereen krijgt een exemplaar, het document wordt geïndexeerd en opgeslagen | 0 sec |
| - | - |
| - | - |
| - | - |
| - | - |
| - | - |
| Tot: 2 min |
| Tijdens het ingeven van een betaling merkt de boekhouder dat er een kwitantie ontbreekt | 30 sec |
|---|---|
| Verzend een e-mail om het document op te vragen, stel een to-do in om het op te volgen | 60 sec |
| 2 weken later, stuur een herinnering voor de kwitantie | 30 sec |
| Werknemer stuurt een foto van de kwitantie per e-mail | 60 sec |
| Eenmaal de factuur ontvangen is, doe dan terug de boekhouding applicatie open om de onkost in te geven | 120 sec |
| Bewaar de kwitantie in DMS of druk het af | 0 sec |
| Vind de betaling om deze af te letteren met de ontbrekende kwitantie | 90 sec |
| Tot: 390 sec |
| Verstuur een “ontbrekend document” aanvraag op kwitantie 2018/0021 | 20 sec |
|---|---|
| Opvolging is geautomatiseerd | 0 sec |
| Werknemer uploadt een foto van de factuur | 60 sec |
| De kwitantie wordt automatisch (AI) verwerkt en op de juiste plaats bewaard | 0 sec |
| De boekhouder kan kwitanties in batches valideren en afletteren | 20 sec |
| - | - |
| - | - |
| Tot: 100 sec |
| Je huidige taak onderbreken omdat je een logo nodig hebt |
60 sec |
|---|---|
| Stuur een e-mail naar de ontwerper | 65 sec |
| De ontwerper verzendt het logo naar jou | 70 sec |
| 1 dag later; lees het antwoord, download het logo, ga verder met je taak | 60 sec |
| Tot: 225 sec |
| Vind het bestand in Odoo Documenten | 30 sec |
|---|---|
| - | - |
| - | - |
| - | - |
| Tot: 30 sec |
| Geef 50 facturen manueel in | 37 min |
|---|---|
| Vraag verificatie/goedkeuring voor 10 facturen (scan deze facturen, verstuur ze per e-mail, wacht op antwoord) | 22 min |
| Bewaar en indexeer facturen | 3 min |
| - | - |
| - | - |
| Tot: 62 min |
| Scan 30 papieren facturen | 2 min |
|---|---|
| E-mail proces verwerkt 20 facturen voor jou | 0 sec |
| AI verwerkt alle facturen voor jou | 0 sec |
| Goedkeuring van 50 facturen die automatisch verwerkt zijn | 7 min |
| Vraag een goedkeuring aan voor 10 facturen (in één klik, met geautomatiseerde follow-ups) | 3 min |
| Tot: 12 min |
| Gegevens aan de sollicitant vragen (RRN/BSN, eerste werkdag, enz.) | 6 min |
|---|---|
| Arbeidsovereenkomst voorbereiden, opslaan als PDF, verzenden naar sollicitant | 15 min |
| Ontvang ondertekende versies door je sollicitant, beantwoord e-mail en druk het af. | 5 min |
| Ga naar het kantoor van de manager, onderbreek hem (2x), vraag een handtekening | 15 min |
| Sla het contract op.Scan het door beide partijen ondertekende contract, verzend het naar de sollicitant en upload het in DMS | 3 min |
| Verstuur volledig ondertekend contract naar de loonadministratie | 1 min |
| Eerste dag: vergadering om het bedrijfsbeleid te lezen, af te drukken, gehandtekende documenten te scannen | 35 min |
| Tot: 78 min |
| Klik op "aanbieding verzenden" op basis van sjabloon | 20 sec |
|---|---|
| Kandidaat beoordeelt, vult zijn gegevens in en tekent het aanbod | 0 sec |
| Manager tekent het document | 45 sec |
| Klik op “Bedrijfspolicy verzenden” | 10 sec |
| - | - |
| - | - |
| - | - |
| Tot: 75 sec |
Alle functies
zijn goed uitgevoerd.
Splits PDF's op
Verdeel PDF's met meerdere pagina's in verschillende documenten in één klik en behandel ze afzonderlijk. Superhandig wanneer je te maken hebt met batches documenten.
Artificiële intelligentie (AI Bill)
Leg gegevens vast uit PDF's of afbeeldingen om leveranciersfacturen automatisch te coderen.
Ontbrekende documenten
Verstuur verzoeken, volg ontbrekende documenten op en automatiseer herinneringen.
Automatiseer je workflow
Elimineer handmatige taken met geautomatiseerde acties zoals het aanmaken van taken, declaraties en leveranciersfacturen.
Vraag om handtekeningen
Onderteken documenten of handtekeningsverzoeken in slechts een paar klikken.
Spreadsheets
Maak ze vanuit de app of werk met alle spreadsheets die je in andere applicaties hebt gemaakt.
Één behoefte, één app.
Breid uit naarmate je groeit.
Ondertekenen
Automatiseer het ondertekeningsproces
Project
Deel de documenten van je project
Boekhouding
Leg gegevens van facturen vast
Werknemers
Centraliseer administratieve documenten
Sluit je aan bij 12 miljoen
tevreden
gebruikers
die hun business laten groeien met Odoo
Dankzij Odoo zijn we 80 à 90% efficiënter dan voorheen. Het stressniveau ligt ook lager en we hebben meer tijd om na te denken over andere strategieën en planning.
Medeoprichter van Forest BEverage Solutions
Geen creditcard vereist 